Представиться лицом к лицу просто, поскольку существует установленная конвенция, которой нужно следовать. Неизменно, вы пожмете руку своему новому знакомому и скажете ей свое имя. Связаться по электронной почте сложнее. Какое уместное приветствие? Насколько формальным вы должны быть? Как и в любом деловом общении, существуют определенные правила, которым вы должны следовать, чтобы сохранить ваше сообщение профессиональным.
Создайте убедительную сюжетную линию
Так как ваше сообщение может конкурировать с 500 другими пользователями в папке «Входящие» получателя, вам необходимо составить строку темы, которая побудит получателя открыть вашу электронную почту. Здесь упоминается, что кто-то направил вас - «Дженнифер Уильямс предложила мне связаться с вами», - поскольку знакомство может побудить вашу перспективу пролистать. Или вы можете указать цель вашей электронной почты. «Запрос о ваших услугах общественного питания» должен побудить получателя нажать. Оставьте строку темы длиной до 30 символов, чтобы ее можно было прочитать на смартфоне.
Используйте официальное приветствие
Электронная почта считается менее формальным способом общения, чем деловые письма, и у вас может возникнуть соблазн обратиться к получателю в неофициальном порядке, например: «Привет, Дэвид». Это хорошо, если вы знаете человека или он работает в неформальной индустрии, но это неуместно, если вы пишете кому-то по электронной почте в консервативную отрасль, такую как финансы или правительство. В случае сомнений: «Уважаемый мистер Маттерсон» или просто «Мистер Маттерсон »будет работать просто отлично.
Представьтесь
Укажите свое имя, должность и другие данные, которые будут важны для получателя. Это ваша возможность установить человеческую связь с получателем, например, упомянув школу, рабочее место или отрасль, которые у вас есть общие. Например, вы можете написать: «Меня зовут Соня Джиндал. Я сотрудник UCLA, работающий в области графического дизайна ». Упоминание о взаимном знакомстве является плюсом, так как получатель может быть более восприимчивым, если вас направил кто-то, кого она знает и кому доверяет.
Объясни, что ты хочешь
Объясните, почему вы пишете. Держите ваше сообщение ясным и кратким, чтобы избежать недоразумений. «Я работаю в компании ABC, и я хотел бы рассказать вам о событии, которое мы запускаем» - это лучше, чем «Захватывающие новости о нашем новом событии!». Включите четкий призыв к действию, сообщая получателю, что вы хотели бы, чтобы произошло. следующий. Например, чтобы запланировать последующий звонок, вы можете написать: «Я хотел бы запланировать звонок для дальнейшего обсуждения вопроса, поскольку у нас есть большой потенциал для сотрудничества. Будет ли понедельник днем работать на вас?
Конец с благодарностью
Спасибо получателю за ее время и внимание. Письма, которые заканчиваются благодарностью, получают 36-процентное увеличение среднего уровня ответов. Хорошие варианты включают «спасибо заранее», «большое спасибо за ваше время» или просто «спасибо». Подпишите с вашим именем и контактными данными.
Не забудьте изменить
Обязательно проверьте свою электронную почту перед отправкой. У вас есть только один шанс произвести первое впечатление, а орфографические ошибки могут сделать вас непрофессиональным. Убедитесь, что ваша грамматика также точна, и что вы используете полные предложения и формальное написание, а не сокращения и выражения, которые вы можете использовать с друзьями, но не с начальником.
Это может помочь распечатать письмо и прочитать его вслух, и если у вас есть кто-то рядом, попросите друга или родственника прочитать также то, что вы написали.
