Существует множество процедур и процессов закупок, но есть некоторые процедуры, которые должны быть общими для всех отделов закупок. К ним относятся выбор поставщика, запрос информации, представление тендера, оценка тендера, заключение контракта и проверка.,
Выбор поставщика
Организации обычно имеют предпочтительный список утвержденных поставщиков, который ведется отделом закупок. Это компании, которые прошли процесс отбора и нашли, что они наилучшим образом удовлетворяют потребности компании.
Запрос информации
Когда есть требование приобрести товары, которые текущие предпочтительные поставщики не могут найти, компания обычно исследует рынок. Требование будет отправлено выбранным поставщикам, у которых будет запрошена заявка. Для запросов с низкой стоимостью неофициальный запрос на информацию или запрос на ценовое предложение направляется указанным поставщикам. Для более дорогих товаров будет проведен полный тендер. Часто это может занять до шести месяцев с момента определения необходимости до окончательного присуждения контракта.
Тендер возвращается
Поставщиков, как правило, просят вернуть свои предложения указанному сотруднику в указанное время и дату. Тендерные предложения могут включать описание услуг или товаров, предлагаемых поставщиком, предлагаемые затраты на выполнение необходимых работ или предоставление необходимых поставок, финансовую информацию компании и любые вопросы, которые покупающая организация задала потенциальному поставщику.
Оценка тендера
После того, как тендеры / предложения возвращены, у закупающей организации обычно есть определенное время, чтобы оценить возвраты, принять решение по контракту и проинформировать как успешных, так и неудачных поставщиков. Перед отправкой тендерной документации закупающая организация разработает критерии оценки, по которым кандидаты будут отмечены и оценены. Такие соображения, как цена и качество являются обычными критериями оценки.
Заключение контракта
Как только тендеры будут оценены и оценены, поставщики будут уведомлены с одобрением или отклонением. Успешные поставщики также уведомляются в письменной форме. Лучшая практика закупок - предложить неудачливым поставщикам возможность подвести итоги. Это позволяет им выяснить, почему их ставка не была выбрана, и лучше понять будущие тендеры.
Заключение договора
После того, как услуга / поставка оказана, покупающая организация проверит, что качество, количество и спецификации были выполнены. На данный момент организация выдаст оплату. Во многих случаях общепринятой практикой является проведение постконтрактной встречи между закупающей организацией и организацией-поставщиком. Это дает возможность каждой стороне предложить обратную связь и разработать посмертный документ для будущей контрактной деятельности.
