Записки часто отправляются многим людям одновременно и не предназначены для персонализации, как деловое письмо. Деловая записка написана, чтобы дать инструкцию или сообщить аудитории. Эта аудитория может быть членами вашей организации или третьей стороны, такой как клиент. При написании клиентской заметки, еще более важно оставаться профессиональным на протяжении всей своей заметки и предоставлять много информации. Дополнительные материалы, такие как информация о вашей компании, могут быть включены в памятку клиента.
Создайте заголовок для своего клиентского напоминания. Категории заголовков: «До», «От», «Дата» и «Тема». В разделе «Кому» должны быть указаны все клиенты, которым вы отправляете памятку. Ваше имя указывается в разделе От. Дата, когда вы отправляете памятку, должна быть указана после «Дата», а тема памятки должна четко объяснять цель, такую как «Дополнительная информация, необходимая для проекта веб-сайта».
Напишите первый абзац с учетом вашего клиента. В первом абзаце должно быть несколько предложений, которые кратко объясняют вашу цель для памятки. Используя пример проекта веб-сайта, вы объясните проект, над которым вы работаете для клиента, зачем вам нужна дополнительная информация и что это за информация. Это резюме, поэтому никаких подробностей включать пока не нужно.
Напишите текст заметки, который обычно состоит из нескольких абзацев. Здесь вы будете включать детали для справки клиента. Например, вы можете поговорить о том, с каким аспектом проекта веб-сайта у вас возникли проблемы, и какая конкретная информация вам нужна от клиента.
Включите шаги, которые необходимо предпринять клиенту, если применимо, в заключительный абзац. Информационные заметки, такие как обновление клиента в соответствии с новой политикой компании, в этом разделе не понадобятся. Однако в примере проекта веб-сайта вам нужно будет объяснить клиенту, как вы предпочитаете, чтобы дополнительная информация была отправлена вам. Если от клиента не требуется никаких действий, вы можете сообщить свою контактную информацию, если у него возникнут вопросы. Не забудьте поблагодарить его за уделенное время.
