Деловой меморандум, или меморандум, является одним из самых простых способов сообщить коллегам и сотрудникам о предстоящей встрече. Эффективное уведомление о встрече предоставит основную информацию о встрече в ясной, сжатой и профессиональной манере.
Существенная информация
- Следуйте общему формату из четырех пунктов для заголовка, который должен включать к, От, Дата а также Предмет в циркуляре для вашего собрания персонала _._ Поле «Кому» должно включать всех, кто приглашен на собрание. «От» будет указано ваше имя и должность. Дата уведомления в день его распространения. Напишите, о чем идет речь в поле «Тема», например, «Собрание руководителей 15 августа 2019 года».
- Укажите цель встречи во вступительном абзаце вместе со всей основной соответствующей информацией, включая время и место. Например, «Цель встречи - обсудить пересмотренный план мотивации сотрудников. Встреча начнется в 3 часа дня. в главном конференц-зале и продлится один час. Все менеджеры и руководители обязаны присутствовать. "
- Предоставьте краткое изложение того, что будет покрыто во время встречи в теле памятки. Держите информацию краткой, если это возможно; оставьте детали для обсуждения на фактической встрече. Например: «В результате ваших отзывов компания будет внедрять пересмотренный план поощрения сотрудников 1 сентября 2019 года. Новый план будет вознаграждать отделы продаж, а не только отдельных лиц, когда они выполняют свои ежемесячные и ежеквартальные цели. Мы осознаем пользу нашего торгового персонала, работающего в командах, и надеемся укрепить эту тенденцию с помощью финансовых стимулов ».
подсказки
-
Вся информация в уведомлении должна иметь отношение к встрече. Избегайте включения информации, касающейся вопросов, связанных с компанией, которые не будут обсуждаться на собрании.
Перед встречей
- Сообщите получателям уведомления, если им нужно подготовиться в любом случае или читать материалы, прежде чем присутствовать на собрании. Примером может быть: «Каждый из вас получит по электронной почте пересмотренный формат и политику поощрительного плана к концу дня. Пожалуйста, просмотрите документы заранее, чтобы вы были готовы обсудить их содержание и попросить разъяснить, где это необходимо ».
- Сообщите приглашенным, когда будет распространена повестка дня встречи. Например: «Я распространю повестку дня по электронной почте не менее чем за 24 часа до начала собрания. Пожалуйста, просмотрите повестку дня при получении».
- Попросите приглашенных сообщить вам, если они не могут присутствовать на собрании, так что вы можете запланировать время для просмотра информации с ними. Даже если вы отправляете обязательное напоминание о встрече, некоторые сотрудники или приглашенные могут находиться в отпуске или за городом в поездке, связанной с работой.
подсказки
-
Сообщите приглашенным, если вы хотите заранее ответить на вопросы по теме собрания или все разъяснения должны быть рассмотрены на самом собрании. Укажите контактный телефон или адрес электронной почты, если вы заранее зададите вопросы.
