Отчеты являются наиболее распространенным методом распространения информации в мире бизнеса. Фактические отчеты анализируют и описывают ситуацию и включают в себя большое количество точных данных. Успешные авторы отчетов знают, что написание отчета - это только конец процесса. Они планируют свой отчет, они рассматривают его цель и кто будет читать его, и они решают, что поместить в него и как эффективно организовать его. Эффективно составленный и хорошо представленный фактологический отчет является результатом тщательно спланированного процесса.
Определите читателя и поставьте цели
Учитывайте знания читателя
Подумайте, что читатель уже знает. Общие проблемы в фактических отчетах - переоценка и недооценка знаний читателя. Легко подавить людей жаргоном или утомить их упрощенной информацией. Постарайтесь выяснить, сколько ваш читатель уже знает и общаться на соответствующем уровне знаний.
Поймите интересы вашего читателя
Подумайте о позиции читателя. Читатель может иметь особые интересы, любит или не любит. Понять, что действительно хочет ваш читатель. Доставьте отчет, который будет апеллировать к их взглядам, или он может быть не прочитан. Подумайте, будет ли это делать человек, читающий отчет, основываясь на предвзятых представлениях о содержании.
Решите, какие знания нужны читателю
Решите, какие фактические знания нужны читателю. Подумайте, в какой степени вам нужно предоставить справочную информацию или определить технические термины.
Рассмотрим желаемые факты
Посмотрите на какие факты читатель хочет узнать. Подумайте о том, как фактические данные, которые вы предоставляете, будут способствовать этому. Иногда процесс может показать, что отчет вообще не нужен или что цель может быть наилучшим образом достигнута другим способом.
Материалы, структура и стиль
Тщательно выбирайте материал
Тщательно подбирайте материал. Сохраняйте это простым и обосновывайте свои выводы. Упростите как можно больше. Откажитесь от постороннего материала и сосредоточьтесь на главном. Обоснуйте свои выводы фактами и укажите, где вы их нашли. Соберите факты в логическом и последовательном случае, чтобы ваш читатель мог прийти к тем же выводам.
Планирование структуры отчета
Планируйте структуру отчета. Факты должны быть набором направлений, которые приведут читателя к вашему выводу. Начните с разделения вашего отчета на основные разделы. Каждый предмет может быть разделен таким образом. Эти подразделения могут стать заголовками в вашем отчете.
Составьте список под каждым заголовком всех пунктов, которые вы хотите затронуть, и запишите информацию, которая понадобится вам для их поддержки. Расставьте точки в логической последовательности, которая соответствует вашим целям.
Применить соответствующий стиль
Примените соответствующий стиль. Хотя отчеты следуют строгим соглашениям, есть место для личного стиля. Эффективные отчеты используют процесс составления и редактирования. Выберите терминологию, знакомую вашему читателю. Технические термины полезны для коллег-специалистов, но будут сбивать с толку других.
Используйте соответствующие методы презентации
Используйте соответствующие методы презентации. Отчеты содержат таблицы, графики, гистограммы или другие диаграммы для представления данных.
Следуйте правилам составления отчетов
Подготовьте титульный лист
Подготовьте титульный лист. Обычно он содержит заголовок, субтитры, дату, имя автора и должность в компании. Также будет указано, кто получает фактологический отчет. Он также может иметь ссылочный номер или другую форму классификации.
Написать резюме
Напишите резюме. Это особенно необходимо, если отчет длинный. Это дает занятым людям суть отчета без необходимости читать все это. Привлекательное резюме может мотивировать людей читать весь отчет.
Включить страницу содержания
Включить страницу содержания. Это отдельная страница со списком основных разделов или глав, подразделов и приложений. Он также дает номера страниц и должен указывать связь между разделами.
Написать введение
Используйте введение, чтобы объяснить цель фактического отчета. Это дает справочную информацию и объясняет, почему это необходимо. Во введении указывается цель отчета, люди, для которых он был написан, и его объем.
Организовать основную часть отчета
Организовать основную часть отчета. Он содержит ваши подробные факты и выводы, показывает, как они были получены и указывает на сделанные вами выводы. Поставьте свои выводы. Подведите итог основным фактическим пунктам вашего доклада и предложите взвешенный вердикт по ним.
подсказки
-
Попробуйте получить копии других отчетов, написанных для целевой аудитории. Это даст вам четкое представление о том, что от вас ожидают.
