Система управления персоналом может принимать форму системы управления информацией. Организация использует HRMS для управления информацией о своей рабочей силе. Эта информация помогает менеджерам и специалистам по персоналу принимать решения в отношении сотрудников. Без правильной информации, доступной лицам, принимающим решения, HRMS имеет мало приложений, помимо ведения учета и отчетности.
Не авторизованный доступ
Когда организация собирает персональные данные о своих сотрудниках в HRMS, могут возникнуть определенные угрозы безопасности. Организация тратит средства на защиту личной информации сотрудников от внутренних и внешних угроз. Одним из недостатков электронной системы управления персоналом является то, что организация должна собирать информацию о том, кто получает доступ к личной информации сотрудника. Эти данные требуют продолжения процесса аудита, который может привести к дисциплинарному взысканию или судебному преследованию сотрудника, который получает доступ к данным сотрудника без разрешения или без официальной цели.
Специализированные знания
Необходимость контроля данных является еще одним потенциальным недостатком HRMS. Этот контроль данных выходит за рамки несанкционированного доступа к личной информации сотрудника. Организация, использующая систему HRMS, такую как PeopleSoft, должна использовать свой собственный технический персонал для программирования, устранения неполадок, обновления и поддержки системы. Хотя HRMS может помочь организации сократить расходы на персонал, она может повысить требования к техническому персоналу, обладающему знаниями, специфичными для решения HRMS.
Ошибки ввода данных
HRMS также хороша только как ее программисты и конечные пользователи. Люди с высоким уровнем доступа, такие как люди, которые обновляют главный файл HR, могут вводить неверную информацию намеренно или по ошибке. Если данные неправильно обновлены, изменены или утеряны, организация может столкнуться с государственными штрафами и другими расходами, связанными с повреждением мастер-файла HR. Выберите систему с множеством внутренних контролей, чтобы один сотрудник не мог вносить изменения в основной файл вашей компании.
