На внешнее общение общественное мнение о компании или агентстве может оказать значительное влияние, в то время как удовлетворенность работой сотрудников компании частично зависит от ее внутреннего общения. Создание эффективного сообщения или коммуникационной кампании начинается с изучения нескольких факторов.
Отвечая на главный вопрос
В мире, где люди ежедневно наводняются тысячами сообщений, их основной вопрос часто звучит так: «Зачем мне это нужно?» Или «Что для меня важно?» Эффективное общение проясняет этот ответ для читателя или слушателя. Спросите себя, какая информация была бы наиболее важной для вас, если бы вы были членом аудитории, и убедитесь, что ваши материалы содержат эту информацию. Подчеркните преимущества в начале вашего сообщения или материалов перед добавлением менее важной информации.
упрощение
Сохранение вашего общения простым увеличивает вероятность того, что оно будет эффективным. Задайте уровень чтения для письменных материалов с 6 по 8 класс. Избегайте использования аббревиатур, нормативных терминов или жаргона. Удалите слова, если обычный человек, которого вы остановили на улице, не знал бы их значения. При подготовке письменных материалов используйте короткие предложения и разбивайте их на части с заголовками и графикой. Страница, полная текста, не привлекательна для потенциальных читателей.
методы
Сделать информацию доступной для клиентов и сотрудников в различных форматах. Пресс-релизы, текстовые сообщения и электронные письма могут использоваться для передачи срочной информации, а информационные бюллетени могут быть подходящим выбором для контента, который не требует значительных временных затрат. Веб-сайт имеет жизненно важное значение для общения с внешней аудиторией, и хорошо организованная интрасеть, которая отображает новостной контент и практические ресурсы, может быть очень полезна для сотрудников. Включение видео презентаций позволяет вам обратиться к визуальным ученикам и предложить новые перспективы или детали. Проведение встреч с сотрудниками или общественностью предлагает личное общение, которое может укрепить доверие и дать зрителям почувствовать ценность.
своевременность
Информация, которую должны знать ваши клиенты, должна передаваться как можно быстрее. Когда ваша аудитория изучает информацию из средств массовой информации, а не непосредственно из вашей организации, может сложиться впечатление, что вы намеревались скрыть эту информацию или что вы действительно не заботитесь о своей аудитории. Центры по контролю за заболеваниями в своем справочнике по кризисным ситуациям отмечают, что две из самых серьезных ошибок, которые может совершить организация при общении с заинтересованными сторонами, - это предоставление информации, которая слишком мала и слишком запоздала, или выглядит высокомерной и не оценивающей заинтересованные стороны. Эти мысли суммированы в слогане агентства: «Будь первым. Быть правым. Будь правдоподобным.
Прозрачность и частота
Сотрудники и общественность часто с подозрением относятся к корпорациям и правительственным учреждениям, но вы можете укрепить доверие, повысив прозрачность ваших сообщений. Руководители должны поступать с плохими новостями и быть готовыми выразить сожаление по поводу трудных обстоятельств. Разделение рассуждений о трудных решениях также может способствовать пониманию.
«Когда вы раскрываете опасную информацию, которую вам не нужно было раскрывать, вы зарабатываете репутацию прозрачности», - говорит Питер Сандманн, эксперт по информированию о рисках и корпоративный консультант. «Люди начинают замечать, что когда вы делаете что-то не так, вы так говорите; из этого следует, что когда вы этого не говорите, вы не сделали ничего плохого ».
Клиенты и сотрудники не должны просто услышать от вас, когда новости плохие.Ежемесячная рассылка или ежеквартальные собрания могут держать сотрудников в курсе деятельности компании, а статьи на веб-сайте компании и в электронных письмах о подписке держать клиентов в курсе.
