Коллекционирование создает неприятную закулисную необходимость, когда кто-то должен вам или вашему бизнесу деньги и, кажется, не хочет платить. Вместо того, чтобы участвовать в длительной и бесплодной игре в телефонную бирку с человеком, у которого есть все основания избегать ваших звонков, напишите деловое, тщательное письмо в качестве ощутимого напоминания о долге. Сообщения электронной почты могут занимать меньше времени и подготовки, чем чернила на бумаге, но тот факт, что вы прилагаете усилия для общения по почте, подчеркивает ваше искреннее и серьезное намерение обеспечить платеж.
Предметы, которые вам понадобятся
-
печатный бланк
-
Копия счета
Создайте ваше письмо на официальном бланке компании или организации, которой платёжный платёж должен заплатить. Если такого бланка не существует, откройте письмо с названием или адресом вашей или вашей организации. Укажите эту информацию, указав полное имя и адрес физического или юридического лица, которое должно вам оплатить. Укажите номер счета получателя и номер счета-фактуры или транзакции перед приветствием, которое идентифицирует получателя.
Используйте формальное личное приветствие. Обратитесь к получателю как «Дорогая миссис Джонс» или «Дорогой мистер Смит». Начните с «Кому это может касаться», если у вас нет полной контактной информации для человека.
Поддерживайте профессиональный, сердечный, приподнятый тон, даже если вы чувствуете глубокое разочарование. Сосредоточьте свою прозу на идее, что получатель упустил ваш счет и просто нуждается в напоминании, чтобы сделать соответствующий перевод.
Укажите сумму и характер долга, включая полную информацию о покупке или услуге, за которую он платит. Включите даты транзакции и доставки, а также любую другую идентифицирующую информацию.
Укажите, что вы ожидаете от отправителя, в том числе, как скоро вы ожидаете платеж. Уточнить любые штрафы, включая проценты или просроченные платежи, которые уже применяются или будут применяться.
Укажите свою контактную информацию, чтобы отправитель мог связаться с вами, чтобы прояснить ситуацию или запросить продление платежа. Укажите свой прямой номер телефона и адрес электронной почты, даже если они указаны на самом бланке. В заключение поблагодарите за оперативное внимание отправителя и подтверждение ценности, которую вы цените в своих рабочих или деловых отношениях.
подсказки
-
Старая поговорка, что «вы поймаете больше мух с медом, чем с уксусом», широко применяется в напоминаниях об оплате. Если это письмо не является окончательным требованием, оставьте место для вероятности того, что счет-фактура сбился с пути или если отправитель столкнулся с каким-либо несчастным случаем, который мешал его вниманию к деталям платежа.
Приложите копию соответствующего счета или выписки. Если вы отправляете конверт с собственным адресом для перевода, укажите это в своем письме.
Предупреждение
Если в вашем письме изложены конкретные действия, которые вы планируете предпринять в рамках процесса взыскания, включая судебные разбирательства по мелким искам или другие меры, будьте готовы выполнить изложенные вами меры.
