Одной из распространенных форм общения в бизнесе и науке является написание отчетов. Написание деловых и технических отчетов требует письменных и организационных навыков, исследовательских способностей и умения интерпретировать данные и представлять их таким образом, чтобы эксперты могли оценить их, но непрофессионал может понять. Бизнес и технические отчеты имеют много одинаковых элементов, поэтому основное различие между бизнес отчетами и техническими отчетами, как правило, является предметом.
Определите свою аудиторию и то, как ваша деловая и техническая информация будет распространяться. Если вы пишете для группы экспертов или делитесь своим опытом с группой студентов, знание вашей аудитории поможет в создании информативного, хорошо полученного отчета. Решите, является ли ваш отчет просто письменной формой общения или мультимедийной презентацией. Если у вас есть технология, которая приносит пользу презентации, во что бы то ни стало включите диаграммы, слайды, видео или другие способы иллюстрации некоторых пунктов вашего отчета.
Проводить исследования по типам бизнес-отчетов и технических отчетов. Просмотрите образцы отчетов и шаблонов, чтобы ознакомиться с типом информации, ожидаемой в вашем деловом общении.
Обрисуйте свою тему и включите подтемы, чтобы помочь с процессом исследования. Подготовьте план, чтобы сосредоточиться на каждом разделе и помочь избежать изгиба, что может привести к неорганизованному представлению. Типичные деловые или технические отчеты включают следующие разделы: введение; квалификации и тематический фон; данные исследований; выводы; и будущие соображения.
Подготовьте первый основной раздел вашего делового или технического отчета. Начните с описания вашей квалификации, интересов и причин, по которым ваша информация ценна. Объясните, как ваша аудитория может использовать вашу информацию или как ваши данные должны интерпретироваться. Вы не говорите своей аудитории, как воспринимать ваши выводы или как формировать мнения о вашем отчете. Вместо этого ваш отчет должен начинаться с контекста вашей информации. Например, если вы пишете о тенденциях на рабочем месте, связанных с дистанционным управлением, объясните, как компании могут использовать ваши выводы для формулирования соглашений о дистанционном управлении.
Соберите результаты исследований и данные. Организация вашего исследования чрезвычайно важна, потому что ваша аудитория подвергнет сомнению вашу компетентность, если вы представите ненадежные, устаревшие или неверные результаты. Убедитесь, что ваши данные особенно актуальны для вашей темы, и реструктурируйте их так, чтобы это было понятно.Если ваша аудитория не состоит только из экспертов с глубокими знаниями технического и делового жаргона, сделайте свое исследование простым. Замените жаргон терминами, которые знакомы непрофессионалу, и кратко изложите ваши исследования.
Подготовьте обсуждение ваших выводов, включая ваши выводы и предложенные способы включения вашего отчета в бизнес или технические процессы. Не расстраиваясь, сформулируйте свои выводы в инновационной и творческой манере. Деловые и технические отчеты иногда имеют репутацию спокойных и консервативных. Вы можете вдохновить на творческое использование своего отчета, демонстрируя данные, которые могут использовать дальновидные аудитории.
Соберите разделы вашего документа в логическом порядке. Напишите краткое введение после того, как вы закончили каждый раздел - часто легче составить введение, если у вас есть возможность просмотреть общий черновик. Ваше введение должно быть кратким - цель вашего введения - просто дать вашей аудитории представление о вашей деловой или технической теме доклада.
Позвольте себе время доработать и редактировать ваш отчет Рекомендуется отложить отчет и вернуться к нему через день или два со свежим взглядом. Если возможно, попросите коллегу рассмотреть ваш проект. Включите любые предложения, которые вы считаете добавленными к достоверности и удобству использования вашей информации.
