Эффективное деловое общение жизненно важно для успеха вашей организации. Это имеет большое влияние на производительность вашей компании и производительность сотрудников, а также на вашу прибыль. Как владелец бизнеса, вы должны четко представлять свое видение и цели, строить отношения с клиентами и потенциальными партнерами и взаимодействовать с вашей командой.
Основы делового общения
Менеджеры, генеральные директора, руководители команд и другие специалисты должны научиться быть хорошими коммуникаторами, чтобы выполнять свои обязанности. Хотите ли вы продавать больше продуктов, создать сильную команду или максимально увеличить свои маркетинговые усилия, важно овладеть основами делового общения.
Если вы хотите добиться успеха, недостаточно быть хорошим стратегом или иметь блестящие идеи. Конечно, вы можете нанимать людей для общения с вашими клиентами и продвижения ваших услуг, но вам все равно нужно выразить свое видение словами. Вы несете ответственность за предоставление обратной связи своим сотрудникам, выслушивание их мнений и обсуждение целей компании.
Деловое общение - это обмен информацией между людьми внутри и за пределами вашей организации. Это может принимать различные формы, такие как формальное и неформальное общение, внутреннее и внешнее общение, юридическое общение, боковое или горизонтальное общение и многое другое. Думайте об этом как о двустороннем канале для передачи инструкций, идей, мнений, отчетов и так далее.
Чтобы общение было эффективным, оно должно быть взаимным. Вы должны говорить ясно и внимательно слушать. Также убедитесь, что вы понимаете основы делового общения, а именно:
- Состав
- уместность
- консистенция
- ясность
- Новизна и первенство
- Средняя
Прежде всего, ваше сообщение должно быть хорошо структурировано и иметь открытие, тело и закрытие. Если вы отправляете электронные письма, звоните или представляете проект, помните об этих структурных элементах. Начните с краткого представления вашего сообщения, чтобы аудитория знала, чего ожидать. Например, вы можете сказать что-то вроде: «Сегодня мы собираемся обсудить нашу маркетинговую стратегию на следующий квартал». Далее представьте ваши идеи в деталях. В зависимости от контекста вам может потребоваться подкрепить свои утверждения фактами и цифрами. Закройте ваше сообщение с кратким заключением, в котором изложены ключевые моменты, которые вы обсуждали.
Убедитесь, что ваше сообщение ясно и актуально для целевой аудитории. Представьте, что вы пытаетесь объяснить клиенту, что он нуждается в полной модернизации веб-сайта, а не в незначительных изменениях. У вас может возникнуть соблазн обсудить веб-дизайн, поисковую оптимизацию, показатель отказов и другие технические аспекты, но не делайте этого. Клиент может не знать, что эти вещи значат и почему они имеют значение. Вместо этого вы должны сосредоточиться на том, как полная модернизация веб-сайта принесет пользу его бизнесу. Скажите ему, что он привлечет больше клиентов, повысит узнаваемость бренда, увеличит количество клиентов, улучшит безопасность данных и так далее.
Всегда держите ваше сообщение последовательным, но адаптируйтесь к аудитории и контексту. Если вы постоянно передумаете, вы рискуете потерять свой авторитет.
Одно дело сказать своим сотрудникам, чтобы они защищали данные клиентов и постоянно обновляли их программное обеспечение, а другое - иметь политику безопасности. Письменное общение облегчает разъяснение идей и гарантирует, что все находятся на одной странице.
Также убедитесь, что ваше сообщение запоминается. Включите сильное, ясное утверждение, которое укрепляет ваши убеждения и относится к теме. Попробуйте начать или закончить ваше сообщение цитатой или другим мощным открытием. Иногда юмор тоже может помочь. Говорите ли вы с клиентом или сотрудником, дайте ей что-нибудь вспомнить.
По словам психологов, некоторые люди чаще запоминают то, что они видели в последний раз или слышали. Это называется последним эффектом. Другие склонны вспоминать то, что они впервые увидели или услышали, что называется эффектом первенства. Поэтому имеет смысл начать и / или закрыть ваше сообщение с мощным утверждением.
Еще одна вещь, которую следует учитывать, это коммуникационная среда. Как вы планируете донести свое сообщение? Существуют различные типы коммуникационных сред, и каждый имеет уникальные характеристики. Они включают, но не ограничиваются:
- Презентации
- Отчеты
- Онлайн общение
- Деловая встреча
- Видео и телефонные встречи
- Эл. адрес
- Социальные медиа
- Печатные СМИ
- Контракты и другие официальные письменные документы
Правовые аспекты делового общения
Когда вы пишете контракт или подаете юридические документы, еще важнее четко общаться. Плохое общение может привести к огромным штрафам, мошенничеству, клевете, потере дохода и дорогостоящим судебным процессам.
Ознакомьтесь с законами в вашем штате или округе, в том числе с рекламой. Например, ваши маркетинговые кампании должны быть правдивыми и соответствовать законам вашей отрасли. Если вы продаете диетические добавки, вы не можете утверждать, что ваши продукты излечивают или предотвращают заболевания. Кроме того, нельзя продавать алкоголь и сигареты как полезные для клиентов. Подкрепите свои претензии убедительными фактами и сделайте необходимые раскрытия.
Дважды проверьте ваши деловые контракты и соглашения. Если вам есть что сказать, изложите это в письменном виде. Включите раздел, в котором четко определены условия, используемые в договоре. Добавьте соответствующие разделы, такие как срок и расторжение контракта, гарантии, разделимость и конфиденциальность.
Обратите внимание и на то, как вы общаетесь со своими сотрудниками. Тщательно подбирайте слова. Воздерживаться от угроз или дискриминации сотрудников. Например, если вы скажете сотруднику, что он слишком молод, чтобы заниматься конкретным проектом, вас могут обвинить в дискриминации по возрасту. Менеджер, который дразнит работников с ограниченными возможностями, может быть обвинен в дискриминации по инвалидности, даже если его поведение не должно было причинить вред данному человеку.
Почему важно деловое общение?
Зная ключевые аспекты общения, нетрудно понять, почему это так важно. Эффективное общение может укрепить ваши отношения с клиентами, сотрудниками и деловыми партнерами, обеспечивая при этом соблюдение законодательства. Кроме того, это может дать вам конкурентное преимущество и помочь вам максимально эффективно использовать свои маркетинговые усилия.
Важность внешнего общения в организации не следует недооценивать. Как менеджер или владелец бизнеса, вы должны быть в состоянии донести свое послание до целевой аудитории, а также инвесторов, акционеров, поставщиков и потенциальных партнеров. Живые события, например, дают вам возможность привлечь внимание ваших потенциальных клиентов или обеспечить финансирование для вашего малого бизнеса. Продуманная речь или привлекательная презентация продукта могут повысить вашу репутацию и увеличить продажи. Интервью и пресс-релизы позволяют информировать клиентов и инвесторов о ваших последних проектах. Например, вы можете поговорить о вашем новом сотрудничестве с брендом или о новой линейке продуктов, которые разрушат отрасль. Если вы будете четко общаться и приносить реальную пользу, вы будете вызывать ажиотаж вокруг своего бренда.
Внутренняя связь тоже важна. Почти половина сотрудников редко или никогда не покидают собрание, зная, что делать дальше. На самом деле, 21% специалистов не имеют формального плана для внутреннего общения. Если вам не удастся четко указать цель и задачи собрания, вы можете создать путаницу и конфликты на рабочем месте.
Лидеры, которые являются хорошими коммуникаторами, могут повысить моральный дух сотрудников, снизить текучесть кадров и повысить производительность в организации. Они также имеют более тесную связь со своими командами и испытывают меньше конфликтов. Кроме того, эффективная внутренняя коммуникация гарантирует, что ваши сотрудники понимают свою роль и вклад, который они вносят в рост и успех компании.
