Безопасность учетных ведомостей и сотрудников, которые с ними работают, постоянно рассматривается администраторами заработной платы и корпоративным управлением. Безопасность заработной платы включает в себя реализацию и поддержание конфиденциальности и безопасности записей заработной платы, отдела заработной платы и персонала. Менеджер по начислению заработной платы, менеджер по бухгалтерии или менеджер по персоналу могут нести ответственность за безопасность начисления заработной платы совместно со старшим руководством. Создание высоконадежной и эффективно организованной системы начисления заработной платы должно быть целью каждого отдела начисления заработной платы.
организация
Организация отдела заработной платы, персонала и процессов имеет жизненно важное значение для обеспечения безопасности труда. Четкая цепочка командования, логическая организационная структура отдела и четкое делегирование обязанностей по выплате заработной платы необходимы для безопасного администрирования заработной платы. Менеджер, обработчик заработной платы, специалист по особым ситуациям начисления заработной платы, таким как приказы о выплате заработной платы и FMLA и компенсационные листы работника, служащие, ведущие учетные записи сотрудников и любой другой персонал, занимающийся выплатой заработной платы, должны быть организованы в департаменте для конфиденциальной, эффективной, безопасной и юридически совместимой обработки заработной платы., Каждый человек, участвующий в платежной ведомости, должен иметь четко определенные обязанности по предотвращению и устранению нарушений безопасности и лазеек в обработке заработной платы.
Контроль доступа
Весь доступ к бумажным документам заработной платы, файлам физического хранения, компьютерам и компьютерным отчетам и любой другой вид доступа должен строго контролироваться и применяться для обеспечения конфиденциальности конфиденциальной информации о заработной плате. Обязанности каждого сотрудника по заработной плате должны быть проверены менеджером по заработной плате, чтобы определить, какой уровень доступа необходим. Доступ к физическим платежным документам, таким как табели учета рабочего времени, разрешения на повышение, бонусные и комиссионные документы и другие платежные документы с конфиденциальной и конфиденциальной финансовой информацией, должен быть ограничен только теми, кто обрабатывает транзакции. Картотеки и компьютеры с информацией о заработной плате, данными и архивами должны быть расположены в безопасных местах, где только те, у кого есть разрешение, могут просматривать и работать с ними. Например, клерки расписаний, которые вводят только рабочие часы в компьютерную систему начисления заработной платы, не должны иметь доступа к окончательным процедурам представления или документации по заработной плате и пособиям.
Процедуры документа
Процедуры расчета заработной платы должны быть тщательно задокументированы и обеспечены для обеспечения безопасности процесса расчета заработной платы и персонала. Обязанности каждого сотрудника по начислению заработной платы должны быть четко определены в их должностных инструкциях, в процедурах начисления заработной платы, которые они выполняют, и в стандартном руководстве по эксплуатации для отдела начисления заработной платы. Процедуры должны соблюдаться, пересматриваться, когда что-либо изменяется, и пересматриваться, по крайней мере, ежегодно, если не чаще, чтобы защитить целостность процессов и избежать каких-либо пробелов в безопасности.
Физическая охрана
Физическая безопасность учетных записей, файлов, данных и систем, а также средств и персонала. Безопасность и конфиденциальность заработной платы не должны подвергаться риску для экономии средств путем обработки заработной платы на стойке регистрации или выполнения одним сотрудником заработной платы при выполнении обязанностей без двойной проверки. Картотеки должны быть закрыты с ограниченным доступом. Офисы, основные корпуса и настольные компьютеры с платежными данными и программным обеспечением для обработки должны находиться не в общих зонах, а в безопасных местах, которые можно легко заблокировать. Сотрудники, работающие с заработной платой, должны иметь рабочую среду, защищенную от трафика сотрудников и посетителей, и должны иметь простые способы успешно защитить информацию, с которой работают, чтобы они не были подвержены гневу или эмоциональности сотрудников. Любые ошибки в заработной плате, несоответствия и претензии должны иметь четкие процессы и должны решаться менеджерами или руководителями, а не непосредственно сотрудниками по начислению заработной платы.
