Написание подробного плана или процесса управления проектом включает документирование шагов и задач, необходимых для создания продукта или услуги. В вашем плане действий должен быть описан весь проект со всеми этапами, начиная с инициации и заканчивая мониторингом, исполнением, контролем и закрытием, рекомендует Институт управления проектами. Включите обзор и подробную информацию о масштабах, графике, стоимости и качестве. Вам также следует перечислить членов проектной команды, коммуникационную стратегию, риски, процессы покупки и методы управления изменениями.
Использование шаблона
Хотя вы можете создать свой собственный формат, часто легче начать с существующего дизайна. Загрузите шаблон с веб-сайта, такого как Microsoft Office, PM Docs или PM Links. Использование шаблона гарантирует, что вы охватите все необходимые темы и обеспечите согласованность с каждым проектом. Кроме того, шаблон напоминает вам, чтобы определить людей, которые будут утверждать ваш план, распределять финансирование и предоставлять ресурсы.
Обзорное заявление используется для описания ситуации. Например, перечислите бизнес-условия, которые вызвали потребность в проекте. Это может включать отзывы клиентов, планы конкурентов или требования инвесторов. Создайте разделы для объема, графика и бюджета. В этих разделах содержатся подробные сведения о продукте или услуге, которую вы планируете создать, основные этапы проекта, сколько человек вам нужно для работы над проектом и бюджетные ограничения. Создайте раздел, который описывает ваш процесс управления качеством и включает в себя стратегию обеспечения качества и инициативы по контролю качества. Документируя процесс, которому вы планируете следовать, вы рассказываете всем членам команды, что им нужно сделать для достижения целей и задач проекта.
подробности
Перечислите членов проектной команды, их роли и обязанности, а также временные обязательства в разделах поддержки. Кроме того, опишите коммуникационную стратегию, которая будет соблюдаться, например, заполнение еженедельных отчетов о состоянии и проведение ежемесячных собраний. Например, вы можете включить таблицу с указанием того, над чем вы хотите, чтобы каждый член команды работал. Включите задачу в первый столбец и документируйте статус во втором столбце, например, не запущен, выполняется, завершен или отложен. Добавьте место для дополнительного комментария в третьем столбце.
Процесс
Наконец, опишите планы по устранению любых потенциальных рисков, таких как задержки поставщиков или дополнительные требования заинтересованных сторон. Определите процессы закупок и перечислите методы управления изменениями, в том числе тех, кто должен утверждать корректировки плана.
утверждение
Как только ваш план будет завершен, рассмотрите детали с командой проекта. Включите их отзывы, прежде чем распространять их среди заинтересованных лиц для утверждения. После того, как план будет утвержден, начните прорабатывать все этапы. Держите членов команды в курсе прогресса, следуя процедуре в вашей стратегии коммуникации. По мере продолжения работы оцените свои усилия, чтобы вы могли включить методы, которые вы изучите, в свой следующий проект.
