Отчеты по управлению проектами предоставляют информацию о ходе выполнения конкретного проекта. Как правило, они написаны на этапах проекта, но могут быть запрошены клиентом или руководителем в любое время. Отчеты по управлению проектом важны, потому что они позволяют руководителю проекта оценить прогресс, сравнив его с первоначальным планом. Это позволяет менеджеру сообщать и объяснять любые изменения, задержки, проблемы и положительные моменты всем заинтересованным сторонам. Отчеты по управлению проектом не должны быть длинными, но должны охватывать все аспекты проекта.
Укажите идентификационную информацию о проекте: название проекта, номер проекта (если таковой имеется), имя клиента, контактные лица, если клиент является предприятием или организацией, дата начала проекта и адрес, по которому проект выполняется, если применимо. Также укажите имя руководителя проекта (PM), имя человека, пишущего отчет, если автором является кто-то другой, кроме PM, и дату, когда отчет пишется.
Укажите имена всех сторон, которым будет распространяться отчет об управлении проектом. Укажите всех подрядчиков, сотрудников, руководителей или клиентов, которые получат копию отчета. Включите «Файл» внизу списка, чтобы указать, что копия отчета была помещена в файл проекта.
Оцените текущий объем проекта по сравнению с исходным объемом проекта. Обратите внимание на любые внесенные изменения и включите в себя как имя стороны, которая запросила изменение, так и имя стороны, которая утвердила изменение.
Оцените текущий график проекта по сравнению с запланированным графиком. Объясните любые задержки или выгоды и укажите, как они повлияют на общий график. Укажите, разрешены или нет задержки в данный момент. Для нерешенных задержек объясните план по преодолению проблемы и укажите, когда вы ожидаете, что проблема будет решена. Если дата завершения изменилась, укажите новую дату завершения.
Сравните текущий бюджет с первоначальным бюджетом. Учитывайте как стоимость (сумму, которую поставщик платит за труд и материалы для завершения проекта), так и цену (то, что клиент заплатит по завершении проекта). Не забудьте включить изменения в стоимости или цене, вызванные изменениями объема. Приложите обновленный бюджет проекта, если применимо.
Сравните текущую среду риска с первоначальной формой оценки риска. Укажите, какие риски были устранены, а какие еще существуют. Перечислите любые новые риски, а также их возможные последствия для бюджета и сроков. Предложите план по предотвращению или реагированию на новые риски.
Подпишите документ. Если документ содержит более одной страницы, начните каждую страницу. Некоторые процедуры компании также требуют, чтобы супервизор и / или клиент подписывали все отчеты по управлению проектом.
подсказки
-
Не забудьте включить хорошие новости! Включите все затраты и экономию времени в отчете.
Документируйте любые ошибки поставщика, которые влияют на график или бюджет. Вы можете вернуть поставщикам плату за потерянное время или деньги.
